Hoe is het toezicht en compliancebeleid in uw kantoor geregeld en op welke wijze speelt het kantoor in op de huidige discussie die in Nederland wordt gevoerd op dit punt?

Sandra van Heukelom-Verhage, bestuursvoorzitter: ‘De fraudezaak van een jaar geleden was voor Pels Rijcken reden om ons breed te oriënteren op wat gebruikelijk is op het gebied van governance in Nederland en in de advocatuur. We zijn daar met een open houding ingegaan en hebben ons de vraag gesteld wat een modern advocatenkantoor nodig heeft. Van oorsprong zijn we erg gericht op juridische expertise.

We behoren op dat gebied tot de best in class. We hebben de ambitie uitgesproken om ook op het gebied van Governance, Risk & Compliance daartoe te behoren. Traditioneel zijn advocaten zelf sterk vertegenwoordigd in het bestuur van een kantoor. Dat is mede ingegeven door de wet- en regelgeving die op ons van toepassing is. Het gevaar is dat je de externe blik mist, en daardoor onvoldoende adequate checks en balances organiseert.

Dit gegeven was voor ons aanleiding om met het 3 Lines Model te gaan werken. Dit houdt in dat de business primair verantwoordelijk is voor het volgen van de regels. We hebben hiervoor specifiek een gedragscode geïntroduceerd die ook op onze website staat, alsmede een sterk policy house gebouwd. De tweede lijn die dit controleert en de business helpt, is de nieuw opgerichte Afdeling Risk & Compliance.

Deze afdeling rapporteert direct aan ons als bestuur. Tot slot is er de derde lijn, bestaande uit een Internal Audit. Zij zijn er om na te gaan of door risk & compliance de juiste dingen zijn gedaan. De essentie van het 3 Lines Model is dat het qua toezicht steeds een klein beetje verder uitzoomt en op die manier van toegevoegde waarde is.’

Er wordt vanuit de advocatuur ook steeds meer gekeken naar de governancestructuur van andere professional service firms. Welke lessen kunt u daaruit trekken?

Sandra van Heukelom-Verhage, bestuursvoorzitter: ‘De tendens bij professional service firms is om meer extern toezicht te organiseren. Kenmerkend voor onze branche, de advocatuur, is dat het bestuur en de aandeelhouders bestaan uit advocaat-partners. Dat is logisch, gelet op de kernwaarden van de advocatuur, maar het heeft ook tot gevolg dat beslissingen mede worden genomen vanuit hun betrokkenheid en belang bij het primaire proces.

Om die reden is het mijns inzien van grote toegevoegde waarde een scherpe, externe blik te organiseren. Daarom gaan we een eigen raad van commissarissen oprichten met mensen van buiten Pels Rijcken. Een van de taken van de RvC wordt het onafhankelijk toezicht houden op het kantoor en de wijze waarop het beleid wordt uitgevoerd. Expertise van buitenaf gaat ons kantoor ook helpen om met een andere blik naar onze organisatie te kijken. Dat zal onze professionaliteit verder versterken.’